Communicatie Commissie

Doelstelling:
1. Het verzorgen van de publiciteit rondom de vereniging Athlos in ruime zin, zodanig dat de vereniging op een positieve wijze in de publiciteit komt om daarmede naamsbekendheid te verkrijgen en om bijzondere gebeurtenissen onder de aandacht te brengen;
2. Het doen uitbrengen van De Wissel, het clubblad van de atletiekvereniging Athlos te Harderwijk, door middel van het aanleveren, verzamelen, ordenen en gereedmaken van kopij en deze kopij aan te bieden aan en laten printen door de drukker.

 

Positie binnen de vereniging
De commissie pr en communicatie is een door het bestuur ingestelde commissie, bestaande uit een voorzitter en een door de commissie zelf vast te stellen aantal leden. De voorzitter is de eerst aanspreekbare persoon voor de activiteiten van de commissie.
De commissie wordt binnen het bestuur vertegenwoordigd door een aangewezen bestuurslid, te weten de vice-voorzitter. Deze fungeert ook als aanspreekpunt en eerste contactpersoon voor de commissie naar het bestuur.

Taken/verantwoordelijkheden
De commissie verzorgt de publiciteit rondom:
- Sponsoren. Daarbij is een nauwe samenwerking met de Sponsorcommissie vereist.
- Bijzondere evenementen verzorgd door Athlos;
- Bijzondere prestaties van Athlosleden in wedstrijden in zijn algemeen;
- Wedstrijden door Athlos georganiseerd;
- Vereniging algemeen. Dit wordt vooral ingegeven door mededelingen vanuit het bestuur om zaken openbaar te maken;

De commissie doet de publiciteit door middel van een aantal kanalen waaronder:
De eigen website van Athlos, de Wissel, de kantine (posters etc), kranten in de regio; radio en televisie, andere websites en andere verenigingen.

Aandachtspunten PR
Bij verenigingsnieuws zal de bron meestal het bestuur van Athlos zijn. Bij gevoelige zaken wordt eerst overleg gevoerd met het Bestuur;
De PR commissie stuurt de content van de website. Zij kan daartoe de webmaster opdrachten geven. Soms kan dit leiden tot discussie (PR waarde tegenover layout). Het is dan de verantwoordelijkheid van de voorzitter PR om daarin een besluit te nemen. Sponsor en PR waarde gaat daarbij soms boven de layout- waarde.
De PR commissie zorgt ervoor dat slechts daarvoor aangestelde mensen nieuwsberichten verzorgen naar de media. Zodoende houdt men controle over de inhoud en de hoeveelheid van berichten.

Uitbrengen Wissel
De commissie is verantwoordelijk voor het laten uitbrengen van het clubblad van de vereniging in een frequentie van tenminste 5 keer per jaar, door middel van het aanleveren, verzamelen, ordenen en gereedmaken van kopij en deze kopij aan te bieden aan en laten printen door de drukker;
De commissie is verantwoordelijk voor de inhoud en lay-out van hetgeen wordt gepubliceerd en het vooraf toetsen van deze inhoud aan de door het bestuur beoogde doelstelling.
Deze doelstelling is om via dit medium Athlos en haar leden op een respectvolle wijze voor het voetlicht te brengen en lezers te informeren over het wel en wee van de vereniging dan wel te berichten over andere voor de vereniging relevante zaken en onderwerpen;
De commissie is bevoegd alle aangeboden kopij te weigeren of te publiceren indien deze naar haar oordeel deze (niet) past binnen de beoogde doelstelling en hoeft daarvan geen verantwoording af te leggen aan het bestuur of de leden;
De commissie verzorgt 1x per jaar, op aangeven van de secretaris van het bestuur, de uitnodiging en stukken van de te houden Jaarvergadering en draagt zorg voor het tijdig aanbieden en laten printen van de uitnodiging en stukken door de drukker. Deze documenten dienen uiterlijk 2 weken voor de jaarvergadering in bezit van de leden te zijn;
De voorzitter van de commissie heeft tenminste 1 x per jaar overleg met de vertegenwoordiger van het bestuur c.q. met het voltallige bestuur, waarin o.a. de voortgang wordt besproken.

 

Werkwijze uitbrengen Wissel
De RC stelt op jaarbasis een aantal data vast vóór welke data kopij moet zijn ontvangen en maakt deze data tijdig binnen de vereniging bekend;
Op basis van de aangeleverde en beschikbare kopij vindt vóór publicatie een of meerdere keren redactieoverleg plaats waarna inhoud van De Wissel wordt vastgesteld en ter publicatie wordt voorbereid en aangeboden aan de drukker;
De RC ziet toe op het tijdig gereed zijn van gedrukte exemplaren en het (laten) verspreiden daarvan door vrijwilligers aan de verschillende adressen.

 De commissie voert haar werkzaamheden uit op basis van een jaarplan en binnen het toegekende budget.

Organisatie & vrijwilligers Overzicht